凭证分割系统之三

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SAP 凭证分割 – 系统逻辑

本篇博文详细介绍下凭证分割背后的逻辑，让您理解凭证分割在系统里如何进行，理解之后如果遇到任何错误，我们不至于无从分析无从下手（troubleshoot）。文中用到的一些技术术语可能晦涩难懂，而且中文翻译个人感觉词不达意，所以会直接使用英文，后面专门写一篇来解释各个术语。我们同样以开篇的供应商发票处理流程以及基于利润中心的凭证分割来分析。

系统中凭证分割的步骤：

o  确定公司代码下的凭证分割方式（Splitting Method）

o  确定凭证分割准则（Rule）

o  确定业务交易的凭证类型（DocumentType）

o  确定交易类型（BusinessTransaction）

o  确定行项目类别（Item Category）

o  确定凭证分割准则（DocumentSplitting Rule）

o  确定要分割的行项目（LIneitemto be split/Edited）

o  确定分割的基础行项目（BaseItem Category）

o 执行分割（Active Split/PassiveSplit/Zero Balance）

确定公司代码下的凭证分割方式：

凭证分割一般是基于客户端的配置，但是也可以针对单个的公司代码选择激活或者不激活；激活之后，需要分配一个分割方法。

路径：Financial Accounting (New)> General Ledger Accounting (New) > Business Transactions > DocumentSplitting > Activate Document Splitting

如果不想启用凭证分割，可以针对单独的公司代码取消激活（Deactivation perCompany Code）

确定凭证分割准则 – 确定交易凭证类型

我们可以通过凭证头信息查看到过账凭证所使用的凭证类型 – KR.

确定凭证分割准则 – 确定交易类型

每个凭证类型都分配到由业务交易（Business Transaction）和业务交易变式（Business Transaction Variant）构成的组合，不用太在意什么是交易以及交易变式，后面会写一篇文章来解释，看过该文之后你应该理解一下两点就OK了：

·        业务交易（Business Transaction）代表了某个或者某类实际的业务流程（Business Processes）

·        业务交易变式（BusinessTransaction Variant）所有分配给业务交易的行项目类别（Item Category），一个行项目类别（Item Category）实际上对应到了我们的会计科目（单个维护或者范围维护）。

配置可通过IMG路径：Financial Accounting (New)> General Ledger Accounting (New) > Business Transactions > DocumentSplitting > Classify Document Type for Document Splitting

此例中凭证类型KR对应到了业务交易 0300和交易变式 0001的组合。

确定凭证分割准则 – 确定行项目项目类别（Item Category）

我们的会计科目分配给了行项目类别，系统根据配置找到凭证上行项目对应的行项目类别（ItemCategory），上例中所应用到的会计科目，供应商的统驭科目以及对方的费用科目（21100000，61004000）

配置路径IMG:

Financial Accounting (New)> General Ledger Accounting (New) > Business Transactions > DocumentSplitting > Classify G/L Accounts for Document Splitting

可以看到科目表YACN中的科目21100000 对应的行项目类别为 03000 - Vendor，61004000对应的行项目类别为 20000 – Expense。

确定凭证分割准则（Document Splitting Rule）

这一步就是根据系统的配置，来确定分割方式+业务交易+业务交易变式的组合，根据组合来确定后面的两步，那个行项目要被拆分，以什么参考来拆分。以供应商发票为例，组合为0000000012+ 0300+ 0001

IMG路径：Financial Accounting (New) > General LedgerAccounting (New) > Business Transactions > Document Splitting >Extended Document Splitting > Define Document Splitting Rule

确定凭证分割准则 – 确定要分割的行项目（Item to be  Edit/Split）

这一步就是确定哪个行项目没有利润中心，该根据什么准则来拆分。

确定凭证分割准则-确定分割的基础行项目（Based Item Category）

IMG路径：Financial Accounting (New) > General LedgerAccounting (New) > Business Transactions > Document Splitting >Extended Document Splitting > Define Document Splitting Rule

那么对于供应商03000来说，配置中配置了一系列的基础行项目类别，上例中的基础行项目就是20000 – expense，系统就根据61004000过账的比例来拆分供应商行项目。

执行分割

要分割的行项目可以从对方科目的行项目上读取到要拆分的比例以及对应的利润中心，那么系统就会执行主动分割（Active Split），系统中分割后的凭证如下（General Ledger View）:

根据科目61004000的比例 3：2，将供应商金额拆分成600/400，并且对应到了利润中心 YB110/YB600.

被动分割 – 对该供应商支付，供应商行项目过账时并不包含利润中心信息，利润中心的信息实际上是从对方科目61004000继承过来，那么系统在对供应商行项目清帐时也会沿用继承过来的利润中心信息，对支付行项目进行拆分，系统步骤如上。效果如下（Data Entry View以及General LedgerView）：

零余额 – 对该笔供应商支付，如果支付时指定银行科目的利润中心且不同于供应商行项目继承而来的利润中心，那么系统会采用此种分割方式，如下：

利用模拟总分类账来查看凭证分割的详细信息（Simulation General Ledger）

任何财务凭证在过账时都有数据视图（Data Entry View）和总分类帐视图（General Ledger View），当过账某张凭证时，我们可以模拟总分类账来分析该凭证的分割过程；当然这个功能也只对手工录入的凭证有效，对那些集成的凭证比如SD billing以及MM Invoice Received这种后台生成的凭证是不适用的。录入时可以根据菜单Document > Simulate General Ledger document：

专家模式下展现出凭证分割的详细过程（Expert Mode）：

了解凭证分割背后的逻辑，当项目实施过程中凭证分割遇到错误，我们不至于无从下手，最简单方式就从模拟总分类账来查看。